Política de tratamiento y protección de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Predialia · FOREZ INMOBILIARIA - SAS

1. OBJETO, MARCO Y ALCANCE

La presente Política establece las reglas bajo las cuales FOREZ INMOBILIARIA - SAS, identificada con NIT 901160856-1, trata datos personales en desarrollo de la plataforma y servicios ofrecidos bajo la marca Predialia. Se aplica en concordancia con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas e instrucciones de autoridad que resulten aplicables, incluidas las relativas al tratamiento de datos mediante sistemas de inteligencia artificial.

Su propósito es garantizar que la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, archivo y supresión de información personal se realicen con respeto por la legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Responsable del Tratamiento: FOREZ INMOBILIARIA - SAS
NIT: 901160856-1
Domicilio: Bucaramanga, Santander
Dirección: CR 32 63 A 30
Correo electrónico: forezinmobiliaria@gmail.com
Teléfonos: 3103864405 y 3002002125
Marca del servicio: Predialia

3. ÁMBITO SUBJETIVO Y BASES DE INFORMACIÓN

Esta Política aplica a los datos bajo responsabilidad de FOREZ INMOBILIARIA - SAS relacionados con usuarios, prospectos, clientes, poderdantes, contactos, representantes, proveedores, aliados y demás personas naturales cuya información sea tratada con ocasión del funcionamiento de Predialia o de los servicios profesionales asociados.

La información podrá organizarse, según su finalidad, en bases o conjuntos relativos a: (i) usuarios y autenticación; (ii) diagnósticos temporales; (iii) expedientes y clientes; (iv) contratación y firmas; (v) facturación y pagos; (vi) comunicaciones y reclamaciones; (vii) seguridad, auditoría e incidentes; y (viii) proveedores y contactos profesionales.

4. PRINCIPIOS Y GOBIERNO DEL TRATAMIENTO

El tratamiento se orientará por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. FOREZ INMOBILIARIA - SAS aplicará además criterios de necesidad, pertinencia, minimización, proporcionalidad y responsabilidad demostrada. El acceso interno se limitará razonablemente a quienes lo requieran por su función y a la información necesaria para el propósito correspondiente.

5. CATEGORÍAS DE DATOS

Según la relación con el titular y el servicio utilizado, podrán tratarse:
a. datos de identificación y contacto;
b. información de autenticación, cuenta y preferencias de comunicación;
c. datos sobre propiedad, posesión, representación, legitimación o relación con un inmueble;
d. números prediales, matrículas, direcciones, avalúos, áreas, destinos, estratos, usos y demás información catastral;
e. información tributaria y económica contenida en facturas, recibos, estados de cuenta, actos, devoluciones, compensaciones o pagos;
f. documentos de soporte, incluidos certificados, escrituras, licencias, actos, fotografías y archivos aportados al caso;
g. información contractual, poderes, autorizaciones, aceptaciones electrónicas, firmas y trazabilidad documental;
h. datos de facturación, pagos y conciliación, sin que Predialia almacene dentro de la plataforma números completos de tarjetas ni códigos de seguridad;
i. comunicaciones y solicitudes dirigidas al equipo;
j. registros técnicos de acceso, sesión, dispositivo, seguridad, auditoría y operación; y
k. otra información que resulte pertinente para una finalidad previamente informada.

6. FUENTES DE LA INFORMACIÓN

Los datos pueden provenir directamente del titular; de personas que actúen legítimamente en su nombre; de documentos legítimamente aportados al caso; de autoridades, gestores catastrales, expedientes y fuentes públicas o de acceso autorizado; y de registros generados por el uso de la plataforma. El carácter público de una fuente no elimina la obligación de tratar la información personal conforme a los principios y finalidades aplicables.

7. FINALIDADES

Los datos podrán tratarse para:
7.1. prestar, administrar y asegurar la plataforma;
7.2. crear cuentas, autenticar usuarios y prevenir suplantaciones;
7.3. recibir, clasificar, extraer, custodiar y analizar documentos;
7.4. efectuar diagnósticos sobre impuesto predial e información catastral;
7.5. verificar identidad, legitimación, datos del inmueble y antecedentes relevantes;
7.6. solicitar soportes adicionales necesarios para completar el análisis;
7.7. estructurar, revisar, presentar y seguir actuaciones administrativas autorizadas;
7.8. administrar poderes, expedientes, radicados, requerimientos, recursos y resultados;
7.9. informar al titular sobre avances, decisiones, riesgos y próximos pasos;
7.10. generar, custodiar y acreditar contratos, autorizaciones, firmas electrónicas, versiones, huellas y evidencias de aceptación;
7.11. calcular, auditar y explicar beneficios económicos y honorarios;
7.12. facturar, conciliar pagos y adelantar cobranza legítima;
7.13. atender solicitudes, consultas, reclamos, objeciones y controversias;
7.14. ejercer y defender derechos judiciales, administrativos, contractuales, disciplinarios o patrimoniales;
7.15. prevenir fraude, abuso, malware, accesos no autorizados e incidentes de seguridad;
7.16. efectuar controles de calidad, auditoría, trazabilidad, estadísticas internas y mejora del servicio, con minimización de la información;
7.17. cumplir obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables, probatorias y profesionales; y
7.18. cumplir finalidades compatibles informadas al titular o autorizadas por la ley.

8. BASE JURÍDICA Y AUTORIZACIÓN

Cuando la ley exija autorización, esta será previa e informada y se conservará prueba razonable de su otorgamiento y del texto informado al titular. El tratamiento también podrá sustentarse en las excepciones y demás fundamentos previstos por el ordenamiento cuando resulten aplicables. La ausencia de autorización para una finalidad opcional no afectará el acceso a finalidades necesarias para ejecutar un servicio solicitado, salvo que el dato sea indispensable y se informe esa circunstancia.

9. DATOS SENSIBLES

El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo eventos excepcionales previstos por la ley. Predialia no pretende recolectarlos indiscriminadamente. Cuando una actuación concreta requiera información sensible, se informará de manera específica su naturaleza y finalidad y se solicitará la autorización facultativa correspondiente cuando sea exigible. El tratamiento se limitará estrictamente a la finalidad que lo justifique.

10. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El servicio no está dirigido a menores de edad. Si excepcionalmente fuera indispensable tratar sus datos, se hará únicamente en los eventos legalmente permitidos, respetando su interés superior, sus derechos prevalentes y las autorizaciones o verificaciones reforzadas que correspondan.

11. DATOS DE TERCEROS CONTENIDOS EN DOCUMENTOS

Los documentos relativos a inmuebles pueden contener datos de copropietarios, vendedores, representantes, funcionarios u otras personas. El aporte de un documento por un usuario no constituye por sí solo autorización del tercero. FOREZ INMOBILIARIA - SAS limitará el tratamiento a los datos necesarios para interpretar el documento, verificar hechos, cumplir obligaciones, ejercer o defender derechos o ejecutar una actuación legítimamente habilitada, aplicando criterios de minimización, acceso restringido y conservación proporcional. Cuando la ley requiera una autorización o fundamento adicional, deberá obtenerse o acreditarse antes de realizar el tratamiento que dependa de él.

12. EXTRACCIÓN DOCUMENTAL, AUTOMATIZACIÓN E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Predialia puede utilizar mecanismos automatizados para clasificar documentos, extraer campos, detectar inconsistencias, comparar información, priorizar revisiones y preparar borradores. También puede utilizar proveedores de inteligencia artificial cuando su participación se encuentre habilitada para una finalidad jurídicamente permitida.

La automatización opera como apoyo al servicio. Las decisiones jurídicas, la aprobación de actuaciones y la validación de resultados que puedan generar consecuencias materiales deberán conservar la intervención humana prevista por el proceso. Se procurará aplicar privacidad desde el diseño, minimización, necesidad y controles de acceso. Cuando un proveedor actúe como Encargado, deberá recibir instrucciones compatibles con las finalidades del Responsable y estar sujeto a obligaciones de confidencialidad y seguridad. No se autoriza una reutilización autónoma de datos personales para finalidades incompatibles con aquellas que sustentan el tratamiento.

13. ENCARGADOS, PROVEEDORES, DESTINATARIOS Y CIRCULACIÓN

FOREZ INMOBILIARIA - SAS podrá transmitir datos a proveedores necesarios para operar el servicio, tales como infraestructura, alojamiento, almacenamiento, correo, autenticación, seguridad, analítica operativa, soporte, extracción documental, inteligencia artificial o facturación. El acceso deberá limitarse a la información necesaria para la función contratada.

Los datos pertinentes también podrán suministrarse a autoridades tributarias, entidades territoriales, gestores catastrales, entidades administrativas, despachos judiciales, autoridades de control u otros destinatarios cuando sea necesario para una actuación autorizada, para cumplir un deber legal o para ejercer o defender derechos.

14. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar o almacenar información fuera de Colombia. Se distinguirá entre transferencia internacional, cuando los datos se entregan a otro Responsable, y transmisión internacional, cuando un Encargado trata los datos por cuenta del Responsable. En cada caso se aplicarán las reglas, contratos, autorizaciones, excepciones, declaraciones de conformidad o demás mecanismos que resulten exigibles conforme al régimen colombiano.

15. SECRETO PROFESIONAL Y SEGREGACIÓN

La información sometida a secreto profesional o reserva será tratada con controles acordes con su naturaleza. La utilización de infraestructura o proveedores tecnológicos no elimina el deber de confidencialidad. El acceso del personal se limitará por rol y necesidad funcional, sin perjuicio de las facultades de auditoría y seguridad estrictamente necesarias.

16. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular podrá, conforme a la ley:
a. conocer, actualizar y rectificar sus datos;
b. solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales;
c. solicitar información sobre el uso dado a sus datos;
d. acceder gratuitamente a la información objeto de tratamiento en los términos legales;
e. formular consultas y reclamos;
f. solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda y no exista un deber legal o contractual de conservación;
g. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite previo exigible; y
h. ejercer los demás derechos reconocidos por el régimen aplicable.

17. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES

La función de privacidad y protección de datos de FOREZ INMOBILIARIA - SAS será responsable de canalizar y tramitar las solicitudes de los titulares.

Correo: forezinmobiliaria@gmail.com
Dirección: CR 32 63 A 30

Cuando la funcionalidad esté disponible, el titular también podrá utilizar la sección de privacidad de su cuenta. La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al titular o a su representante y describir lo solicitado. Podrá requerirse acreditación de representación cuando actúe un tercero.

18. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Las consultas sobre información personal serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuere posible responder en ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

19. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la petición, los datos de contacto y los documentos pertinentes.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte lo solicitado, se entenderá desistido el reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro del término legal aplicable e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, se incorporará en la base la leyenda «reclamo en trámite» o anotación equivalente, cuando corresponda, dentro del término legal y hasta su decisión.

El reclamo será atendido dentro del término máximo de quince (15) días hábiles contado desde el día siguiente a su recepción completa. Si no fuere posible resolverlo en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

20. SEGURIDAD Y GESTIÓN DE INCIDENTES

Se adoptarán medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables y proporcionales al riesgo, incluidas, según corresponda, autenticación, control de acceso, gestión de privilegios, registros de auditoría, cifrado en tránsito, segregación de funciones, copias de seguridad, verificación de archivos y procedimientos de respuesta a incidentes. Ningún sistema elimina por completo el riesgo. Los incidentes que comprometan datos personales serán evaluados, contenidos, documentados y reportados a titulares o autoridades cuando el régimen aplicable así lo exija.

21. CONSERVACIÓN, VIGENCIA DE LAS BASES Y SUPRESIÓN

La conservación se rige por la finalidad, necesidad y obligaciones aplicables a cada categoría:

a. DIAGNÓSTICO TEMPORAL. Los documentos cargados antes de que el usuario solicite formalmente la gestión de su caso se conservarán temporalmente por el plazo operativo informado en la interfaz para ese diagnóstico. Vencido ese plazo sin promoción al expediente, serán eliminados conforme al mecanismo de retención aplicable.

b. ENCARGO PENDIENTE DE FIRMA. Si el usuario solicita que Predialia gestione el caso y autoriza conservar los documentos para preparar el encargo, el expediente se conservará hasta la fecha de vencimiento que se muestre en su cuenta. Si no se firma dentro de ese plazo y no existe otro fundamento para conservarlo, los documentos del expediente serán eliminados.

c. EXPEDIENTES CONTRACTUALES Y PROFESIONALES. Una vez celebrado el contrato, la base del expediente tendrá una vigencia ordinaria máxima de diez (10) años contados desde el cierre definitivo del caso o desde la última actuación jurídica, contractual o económica materialmente relacionada, lo que ocurra después. El cómputo podrá suspenderse o extenderse mientras exista un proceso, reclamación, investigación, obligación legal o necesidad probatoria concreta que justifique la conservación. Desaparecida esa necesidad, la información deberá eliminarse, anonimizarse o someterse a la medida jurídicamente adecuada.

d. FACTURACIÓN, CONTABILIDAD, SEGURIDAD Y AUDITORÍA. Los registros sometidos a plazos legales especiales se conservarán durante esos plazos. Los registros técnicos sin obligación especial se conservarán solo durante el período razonablemente necesario para seguridad, prevención de fraude, auditoría o defensa de derechos, aplicando minimización.

La vigencia de las bases no autoriza conservación indefinida. Una solicitud de supresión no obliga a eliminar información cuya conservación sea necesaria por ley, contrato, defensa de derechos, deber profesional o protección de derechos de terceros; en esos casos se limitará el tratamiento a la finalidad que sustenta la conservación.

22. DECISIONES SOBRE CUENTAS Y CIERRE

El titular podrá solicitar cierre de su cuenta. El cierre no implica necesariamente la eliminación inmediata de expedientes, contratos, facturas o evidencias cuya conservación tenga fundamento legal o contractual. Se procurará separar y limitar los datos que deban mantenerse de aquellos cuya finalidad haya concluido.

23. COMUNICACIONES, PREFERENCIAS Y COBRANZA

Las comunicaciones esenciales sobre seguridad, contratación, actuaciones y resultados podrán utilizar los datos de contacto registrados. Las comunicaciones promocionales y los canales opcionales se sujetarán a las autorizaciones correspondientes. Las gestiones de cobranza respetarán los canales elegidos o permitidos, los horarios, la periodicidad y la protección de la intimidad exigibles.

24. CAMBIOS A LA POLÍTICA

Las modificaciones sustanciales que alteren la identificación del Responsable, las finalidades principales, los derechos de los titulares o aspectos materiales del tratamiento serán comunicadas previamente por un medio razonable, como la cuenta, el correo registrado o un aviso destacado. Cuando la modificación requiera una nueva autorización, esta será solicitada antes de aplicar el nuevo tratamiento.

25. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política rige desde la fecha indicada en esta versión y permanecerá publicada mientras FOREZ INMOBILIARIA - SAS realice los tratamientos descritos. La vigencia de cada base o categoría de información se rige por el numeral 21.

Versión: PRIVACY-v2 · Huella criptográfica: f2e7b522850e9754 · Fecha de vigencia/publicación: 2026-10-06